Os regulamentos de acessibilidade atuais (como Real Decreto 1112/2018) não se aplicam apenas ao site e ao aplicativo, mas também levam em consideração os documentos PDF. Portanto, devemos criar um PDF acessível. Cada documento que criamos, cada relatório que partilhamos, cada apresentação que enviamos, pode ser uma barreira… ou uma porta aberta. E embora muitas vezes trabalhemos em Microsoft Word, o resultado final geralmente é um PDF, seja para enviar por correio ou para carregar em um site. O problema? Se não seguirmos certas boas práticas, esse PDF poderá ficar completamente inacessível para pessoas com deficiência visual ou cognitiva.
A boa notícia: você não precisa ser um especialista. Com apenas alguns passos, você pode criar um PDF acessível no Word sem complicações. Aqui eu explico como.
Etapa 1: use estilos para títulos (H1, H2, H3)
Você tem títulos em negrito com letras grandes? Más notícias: essa não é uma manchete real.
No Word, a acessibilidade começa com o uso da galeria de estilos:
- Selecione seu título ou subtítulo.
- Na guia “Página inicial”, escolha “Título 1”, “Título 2” ou “Título 3”.
Por que isso importa? Porque leitores de tela como JAWS ou NVDA leem a estrutura do documento a partir desses estilos. Se você não usá-los, o PDF resultante não terá um esquema de navegação lógico.
Etapa 2: descreva suas imagens com texto alternativo
As imagens devem ter um propósito. E também, uma descrição.
Para adicionar texto alternativo:
- Clique com o botão direito na imagem.
- Selecione “Editar texto alternativo”.
- Escreva uma descrição concisa, mas clara. Exemplo: “Gráfico de barras com resultados do segundo trimestre.”
Evite simplesmente colocar “imagem” ou deixá-la em branco (a menos que seja puramente decorativo).
Esta etapa é vital para que um leitor de tela possa transmitir conteúdo visual para uma pessoa com deficiência visual.
Etapa 3: Crie links significativos
Os links devem dizer para onde levam, mesmo fora do contexto.
Incorreto: “Clique aqui”
Correto: “Baixar o relatório de acessibilidade de 2024”
Os usuários que navegam com tecnologias assistivas muitas vezes pulam de link em link, sem ler o texto ao seu redor. Um link claro permite que eles entendam para onde estão indo.
Etapa 4: use tabelas simples e marque a linha do cabeçalho
Tabelas complexas (com células mescladas, vários níveis de cabeçalhos, etc.) confundem os leitores de tela. Use tabelas simples e siga estas etapas:
- Insira a tabela em “Inserir > Tabela”.
- Escreva seus títulos na primeira linha.
- Clique em “Layout da Tabela” e marque a opção “Linha do Cabeçalho”.
Isso informa aos leitores de tela que essa linha contém os títulos das colunas. É tão simples.
Etapa 5: use o Verificador de acessibilidade do Word
Antes de exportar seu documento, deixe o Word ajudá-lo:
- Vá para “Revisar” > “Verificar acessibilidade”.
- O Word mostrará uma lista de erros e avisos.
- Clique em cada um para receber sugestões de correção.
É uma ferramenta poderosa e gratuita. Não substitui uma auditoria profissional, mas resolve 90% dos problemas típicos.
Etapa 6: Salvar corretamente como PDF (não imprimir como PDF)
Este é um erro comum e crítico: NÃO use “Imprimir como PDF”.
Ao imprimir como PDF:
- Os cabeçalhos são perdidos.
- O texto alternativo foi removido.
- O arquivo não está marcado como PDF marcado (principal requisito de acessibilidade).
A maneira correta?
- “Arquivo” > “Salvar como”.
- Selecione “PDF” como formato.
- Clique em “Opções” e marque “Documento marcado para acessibilidade”.
Isso garante que o arquivo seja compatível com padrões como PDF/UA (ISO 14289) e possa ser interpretado por leitores de tela.
Conclusão: Criar um PDF acessível está ao alcance de todos
A acessibilidade não é opcional. Faz parte do bom design, do respeito e da responsabilidade profissional. Com estes 6 passos você pode transformar um documento comum em uma ferramenta inclusiva.
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