Les normatives d’accessibilitat vigent (com el Reial Decret 1112/2018), no només apliquen a web i app, també tenen molt en compte els documents PDF. Per això, cal crear un PDF accessible. Cada document que creem, cada informe que compartim, cada presentació que enviem pot ser una barrera… o una porta oberta. I encara que moltes vegades treballem a Microsoft Word, el resultat final sol ser un PDF, ja sigui per enviar per correu o pujar a una web. El problema? Si no seguim certes bones pràctiques, aquest PDF pot ser inaccessible per a persones amb discapacitat visual o cognitiva.
La bona notícia: no cal ser un expert. Amb uns quants passos, podeu crear un PDF accessible des de Word sense complicacions. Aquí t’explico com.
Pas 1: Usa Estils per als Capçaleres (H1, H2, H3)
Tens títols en negreta amb lletra gran? Males notícies: això no és una capçalera real.
A Word, l’accessibilitat comença per utilitzar la galeria d’estils:
- Selecciona el teu títol o subtítol.
- A la pestanya “Inici”, trieu “Títol 1”, “Títol 2” o “Títol 3”.
Per què importa? Perquè els lectors de pantalla com JAWS o NVDA llegeixen l’estructura del document a partir d’aquests estils. Si no els feu servir, el PDF resultant no tindrà un esquema lògic de navegació.
Pas 2: Descriu les teves imatges amb text alternatiu
Les imatges han de tenir un propòsit. I també, una descripció.
Per afegir text alternatiu (alt text):
- Fes clic dret sobre la imatge.
- Selecciona “Editar text alternatiu”.
- Escriu una descripció concisa però clara. Exemple: “Gràfic de barres amb els resultats del trimestre 2”.
Evita posar simplement “imatge” o deixar-ho en blanc (llevat que sigui purament decorativa).
Aquest pas és vital perquè un lector de pantalla pugui transmetre el contingut visual a una persona amb discapacitat visual.
Pas 3: Crea Enllaços amb Significat
Els enllaços han de dir on porten, fins i tot fora de context.
Incorrecte: “Fes clic aquí”
Correcte: “Descarrega l’informe d’accessibilitat 2024”
Els usuaris que naveguen amb tecnologies asistives solen saltar denllaç en enllaç, sense llegir el text que els envolta. Un enllaç clar els permet entendre on van.
Pas 4: Fes servir Taules Simples i Marca la Fila de Capçalera
Les taules complexes (amb cel·les combinades, múltiples nivells de capçaleres, etc.) confonen els lectors de pantalla. Fes servir taules simples i segueix aquests passos:
- Insereix la taula des de “Inserir > Taula”.
- Escriu els teus títols a la primera fila.
- Fes clic a “Disseny de taula” i marca l’opció “Fila de capçalera”.
Això indica als lectors de pantalla que aquesta fila conté els títols de les columnes. Així de senzill.
Pas 5: Fes servir el Comprovador d’Accessibilitat de Word
Abans d’exportar el vostre document, deixeu que el Word us ajudi:
- Vés a “Revisar” > “Comprovar accessibilitat”.
- Word us mostrarà una llista d’errors i advertiments.
- Fes clic a cadascun per rebre suggeriments de correcció.
És una eina poderosa i gratuïta. No substitueix una auditoria professional però resol el 90% dels problemes típics.
Pas 6: Guarda Correctament com a PDF (No Imprimir com a PDF)
Aquest és un error comú i crític: NO utilitzeu “Imprimeix com a PDF”.
Quan imprimeixes com a PDF:
- Es perden les capçaleres.
- S’elimina el text alternatiu.
- El fitxer no està etiquetat com a Tagged PDF (requisit clau d’accessibilitat).
La forma correcta?
- “Arxiu” > “Guardar com”.
- Selecciona PDF com a format.
- Fes clic a “Opcions” i assegura’t de marcar “Document amb etiquetes per a accessibilitat”.
Això garanteix que el fitxer sigui compatible amb normes com PDF/UA (ISO 14289) i pugui ser interpretat per lectors de pantalla.
Conclusió: Crear un PDF Accessible Està a l’Abast de Tots
L’accessibilitat no és opcional. És part del bon disseny, del respecte i de la responsabilitat professional. Amb aquests 6 passos, podeu transformar un document comú en una eina inclusiva.
Et va resultar útil? Comparteix-ho amb els teus col·legues oa les xarxes perquè més persones aprenguin a crear contingut accessible.
