Las normativas de accesibilidad vigente (como el Real Decreto 1112/2018), no solo aplican a web y app, también tienen muy en cuenta los documentos PDF. Por ello, debemos crear un PDF accesible. Cada documento que creamos, cada informe que compartimos, cada presentación que enviamos, puede ser una barrera… o una puerta abierta. Y aunque muchas veces trabajamos en Microsoft Word, el resultado final suele ser un PDF, ya sea para enviar por correo o subir a una web. ¿El problema? Si no seguimos ciertas buenas prácticas, ese PDF puede ser completamente inaccesible para personas con discapacidad visual o cognitiva.
La buena noticia: no necesitas ser un experto. Con unos pocos pasos, puedes crear un PDF accesible desde Word sin complicaciones. Aquí te explico cómo.
Paso 1: Usa Estilos para los Encabezados (H1, H2, H3)
¿Tienes títulos en negrita con letra grande? Malas noticias: eso no es un encabezado real.
En Word, la accesibilidad comienza por usar la galería de estilos:
- Selecciona tu título o subtítulo.
- En la pestaña “Inicio”, elige “Título 1”, “Título 2” o “Título 3”.
¿Por qué importa? Porque los lectores de pantalla como JAWS o NVDA leen la estructura del documento a partir de esos estilos. Si no los usas, el PDF resultante no tendrá un esquema lógico de navegación.
Paso 2: Describe tus Imágenes con Texto Alternativo
Las imágenes deben tener un propósito. Y también, una descripción.
Para agregar texto alternativo (alt text):
- Haz clic derecho sobre la imagen.
- Selecciona “Editar texto alternativo”.
- Escribe una descripción concisa pero clara. Ejemplo: “Gráfico de barras con los resultados del trimestre 2”.
Evita poner simplemente “imagen” o dejarlo en blanco (a menos que sea puramente decorativa).
Este paso es vital para que un lector de pantalla pueda transmitir el contenido visual a una persona con discapacidad visual.
Paso 3: Crea Enlaces con Significado
Los enlaces deben decir a dónde llevan, incluso fuera de contexto.
Incorrecto: “Haz clic aquí”
Correcto: “Descarga el informe de accesibilidad 2024”
Los usuarios que navegan con tecnologías asistivas suelen saltar de enlace en enlace, sin leer el texto que los rodea. Un enlace claro les permite entender adónde van.
Paso 4: Usa Tablas Simples y Marca la Fila de Encabezado
Las tablas complejas (con celdas combinadas, múltiples niveles de encabezados, etc.) confunden a los lectores de pantalla. Usa tablas simples y sigue estos pasos:
- Inserta la tabla desde “Insertar > Tabla”.
- Escribe tus títulos en la primera fila.
- Haz clic en “Diseño de tabla” y marca la opción “Fila de encabezado”.
Eso indica a los lectores de pantalla que esa fila contiene los títulos de las columnas. Así de sencillo.
Paso 5: Usa el Comprobador de Accesibilidad de Word
Antes de exportar tu documento, deja que Word te ayude:
- Ve a “Revisar” > “Comprobar accesibilidad”.
- Word te mostrará una lista de errores y advertencias.
- Haz clic en cada uno para recibir sugerencias de corrección.
Es una herramienta poderosa y gratuita. No sustituye una auditoría profesional, pero resuelve el 90% de los problemas típicos.
Paso 6: Guarda Correctamente como PDF (No Imprimir como PDF)
Este es un error común, y crítico: NO uses “Imprimir como PDF”.
Cuando imprimes como PDF:
- Se pierden los encabezados.
- Se elimina el texto alternativo.
- El archivo no está etiquetado como Tagged PDF (requisito clave de accesibilidad).
¿La forma correcta?
- “Archivo” > “Guardar como”.
- Selecciona “PDF” como formato.
- Haz clic en “Opciones” y asegúrate de marcar “Documento con etiquetas para accesibilidad”.
Esto garantiza que el archivo sea compatible con normas como PDF/UA (ISO 14289) y pueda ser interpretado por lectores de pantalla.
Conclusión: Crear un PDF Accesible Está al Alcance de Todos
La accesibilidad no es algo opcional. Es parte del buen diseño, del respeto y de la responsabilidad profesional. Con estos 6 pasos, puedes transformar un documento común en una herramienta inclusiva.
¿Te resultó útil? Compártelo con tus colegas o en tus redes para que más personas aprendan a crear contenido accesible.
Preguntas Frecuentes (FAQs)
Es un archivo PDF que puede ser leído e interpretado correctamente por tecnologías asistivas como lectores de pantalla. Incluye estructura, etiquetas, texto alternativo y enlaces comprensibles.
“Guardar como PDF” conserva la estructura del documento (encabezados, etiquetas, etc.). “Imprimir como PDF” crea una imagen estática del contenido, sin etiquetas, lo que lo hace inaccesible para personas con discapacidad.
Principalmente, la norma PDF/UA (ISO 14289). También es importante considerar las pautas WCAG 2.1, especialmente si el PDF se publica en la web.
Puedes usar herramientas como PAC 2021 (PDF Accessibility Checker) o Adobe Acrobat Pro. Estas evalúan si el PDF cumple con los requisitos técnicos de accesibilidad.
Sí, existen plugins y soluciones en entornos empresariales que automatizan este proceso, aunque siempre es recomendable hacer una revisión manual final.